電話で直接会話を行ったが、記録に残らない場合は忘れてしまうこともあります。 メールでの指示も、見ていなかった、迷惑メールに振り分けられていたなどの理由で実行されないケースもあるため、細かな進捗管理やオンラン会議での資料共有などオフィスでの業務時のようなに進捗状況の視覚化が可能な環境を整備しましょう。
UK
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ニーズ コミュニケーションのデジタル化
世界を席巻するコロナ禍にあわせた働き方改革の実現のために
コロナ禍で急増した在宅勤務は、感染の拡大を防ぐため手段としてだけではなく、
新しい働き方としても注目されています。
一方で、出社を行わないことによる課題や不安があるのも事実です。
皆さまのお悩みを解決するための具体的なソリューションをご紹介します。
在宅勤務を取巻く実態
テレワークはパソコンやスマートフォンと通信環境があれば、導入できますが働く場所がオフィスではないことによる様々な課題があり、従来の組織運営とは異なる視点が必要となります。
左記は日本の調査の例ですが、特にコミュニケーションと業務の把握や対応に苦慮している状況は、程度の差はあれどの国においても同様なのではないでしょうか。
在宅勤務の導入後に発生する3つの具体的課題
課題1
進捗が見えにくい
非対面のコミュニケーションで従来通りのチームの連携がとれない
課題2
セキュリティが不安
社内の重要な情報を社外で取り扱うことが増え、情報漏洩のリスクが高まっている
課題3
業務がストップする
出社しないと利用できない社内システムがある
課題1
進捗が見えにくい
- 電話やメールでの会話だけで業務を進めていると、現地スタッフと価値観の違いや、感覚の差異などで意識の差が生じてしまい作業の進捗が期待と異なってしまう。
例えば…
在宅勤務中に電話で月末までの棚卸し業務を依頼したつもりでいたが、ローカルスタッフが明確な業務指示と受け取らず未着手のまま責任問題になってしまった。
おすすめのソリューション
オンライン会議
電話やメール以外のコミュニケーション手段を用いて、コミュニケーションを活性化し、従来通りの意思疎通を実現しましょう。
ウェブカメラとマイクを用いて遠隔のスタッフと顔を合わせながら会議ができるほか、画面での資料共有などで意思疎通を図れます。
進捗管理ツール
業務上のタスクをオンライン上で可視化し、プロジェクトメンバーで共有することができるため、作業の度合いや状況を把握できます。
在宅勤務でのBYOD(Bring Your Own Device)個人所有のデバイス利用により、社外で重要情報を取り扱うケースが増えセキュリティ上のリスクが高まります。ローカルスタッフは、セキュリティ意識が希薄であったり統率されていないことも多い。
KDDIのおすすめするプロダクト&サービス
課題2
セキュリティが不安
- 在宅勤務でのBYOD(Bring Your Own Device)個人所有のデバイス利用により、社外で重要情報を取り扱うケースが増えセキュリティ上のリスクが高まります。ローカルスタッフは、セキュリティ意識が希薄であったり統率されていないことも多い。
例えば…
ローカルスタッフが自身の所有するPCで閲覧したプライベートなウェブサイトからウィルスに感染。重要情報が流出し、企業の信用に傷が付いてしまった。
おすすめのソリューション
セキュリティのリスクは、すべてのスタッフに共通する課題です。 情報漏洩などの万が一の事故を避けるため、資料の持ち出しや利用についてセキュリティガイドラインを制定し周知を行うほか、利用する端末の一括管理やVPNの利用など組織のポリシーを明確化して全員に適用していくことが肝要です。
資産管理
利用端末の一括管理をすることにより、スタッフが業務で利用するパソコンやスマートフォンをまとめて管理しウィルス対策などの処理を一元化。
利用しているパソコンやスマートフォンなどの情報端末を管理ソフトウェアで一元管理。セキュリティパッチの適用や紛失時のロック機能で安心安全。
クラウドセキュリティ
安全なアクセス実現のため、盗聴・傍受やウィルス混入の可能性があるネットワークの利用を避け、安全な接続経路を確保。
アプリケーションのすべてを管理可能なクラウド上に配備し、デバイス、場所、ネットワークに関係なく、ユーザーの安全な接続を実現します。
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課題3
業務がストップする
- 公的な出勤停止などの措置により出勤が不可能となることで、購買や発注などオフィス内に限定された業務が滞ってしまう。
例えば…
在庫の管理発注システムが、社内ネットワークからのみ利用可能だったため、ロックダウン中に定期的な発注ができず取引先に迷惑をかけてしまった。
おすすめのソリューション
定期的な業務は、内容によって自動化が可能なものがあります。それらをロボットを利用して自動処理で業務を進めることが可能です。
また、外部からのリモート接続環境を整備すれば、自宅からオフィスのパソコンに接続して操作ができるようになり、出社せずに通常の業務を行えます。
自動化
毎月決まっている繰り返し業務などを自動化して、スタッフに依存しない体制を実現。
定型業務への自動化処理を導入することにより、毎月決まっている繰り返し業務などを自動化して、スタッフに依存しない体制を実現。
社内PCへの接続
外部からオフィスへネット接続して、オフィス内のパソコンを外部ネットワークから利用可能にし、出社せずに業務を可能に。
アプリケーションのすべてを管理可能なクラウド上に配備し、デバイス、場所、ネットワークに関係なく、ユーザーの安全な接続を実現します。
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